Saber comunicar é uma característica importante não só na vida profissional como na vida pessoal. As capacidades de comunicação são verbais e não verbais, e saber transmitir informação é uma medida de quão boa uma pessoa é a comunicar. Veja aqui como conseguir aprimorar estas competências.
Existem bons comunicadores naturais, mas as competências de comunicação também se adquirem. A habilidade de comunicar eficazmente com chefes e colegas, e com quem nos rodeia, é essencial e transversal a qualquer indústria, especialmente na era das redes sociais, onde cada vez mais se está e se comunica.
As principais capacidades de comunicação e como as trabalhar
Comunicar por escrito
Escrever bem é importante para tudo. Uma má expressão por escrito faz com que a troca de ideias e de informação seja menos eficiente e confusa, para além de que quem escrever mal acaba por fazer má figura perante os outros.
Textos mais claros e legíveis são também mais organizados, estruturados, diretos e concisos. Ao escrever bem também vai articular melhor as suas capacidades de falar e pensar, passando a fazê-lo de uma forma mais clara e coerente. Ler muito é uma forma de treinar a escrita.
Comunicação não verbal
A comunicação não verbal inclui tom de voz, contacto visual e linguagem corporal, por exemplo. A comunicação não verbal pode transportar mais informação do que um discurso e pode ter um maior impacto na pessoa com quem está a comunicar.
Aprenda os sinais não verbais que precisa para se expressar melhor. Isto é sobretudo importante para reuniões presenciais e conferências via Skype, por exemplo. Deve parecer sempre acessível e por isso evite andar de braços cruzados.
Mantenha contacto visual para a outra pessoa saber que está a ser ouvida com atenção.
Simpatia e respeito
Ser simpático e respeitador pode fazer maravilhas no que diz respeito a melhorar a comunicação. A estratégia é simples: ser generoso e atencioso com toda a gente. Diga sempre “por favor”, “obrigado” e “desculpe”.
Interesse-se: pergunte como é que as pessoas estão e não se esqueça de aniversários, por exemplo.
Mantenha um sorriso sempre que possível: isto vai ajudar a mostrar que tem uma atitude positiva e vai ajudar a que os seus colegas e chefes confiem mais em si e queiram comunicar consigo. Isto aplica-se à comunicação oral e escrita.
Mais sugestões para melhorar as capacidades de comunicação
Para dominar melhor a Língua Portuguesa (ou outra língua), expanda o seu vocabulário ao ler e escrever mais. Procure usar palavras que habitualmente não usa.
Quanto melhor se conseguir expressar, mais vai conseguir melhorar as suas capacidades de comunicação. Saber ouvir é tão importante como saber expressar-se.
Então, pratique as suas capacidades como ouvinte. Esteja atento ao que lhe dizem ao esperar que terminem de falar até que comece a partilhar as suas opiniões. Processe bem o que lhe foi dito até responder. Mas saiba esperar pela altura certa para transmitir a sua opinião.
Aprenda a entender e agradecer os pontos de vista opostos aos seus ao ter uma mente aberta. Em retorno vai receber compreensão, confiança e cooperação.
Evite comunicar se não estiver num estado emocional estável. Vai perder objetividade e dizer algo impróprio.
Quando se dispõe a melhorar as suas capacidades de comunicação, está a aumentar a possibilidade de ter relacionamentos melhores, mais oportunidades de carreira e aumentar a sua autoestima.
Estas capacidades demoram algum tempo até serem adquiridas em pleno, mas com esforço, paciência e prática, qualquer pessoa consegue melhorar as suas.
Capacidades de comunicação em teletrabalho
Comunicar claramente em ambiente digital nem sempre é fácil, mas se simplificar mensagens e adicionar elementos visuais para acompanhá-las, poderá compensar parte da comunicação verbal perdida pela distância.
Assim, quando falamos em teletrabalho há duas capacidades importantes que não podem faltar.
Forte comunicação escrita
Quando há equipas a trabalhar remotamente, mais de metade da comunicação é feita por escrito.
Isto significa usar o e-mail e outras formas de enviar mensagens de textos, até mesmo numa videochamada pode ser utilizada esta função mensagem escrita.
É importante saber comunicar claramente, independentemente da plataforma que se usar. Verifique sempre a ortografia, gramática e pontuação e leia os emails antes de os enviar.
Dependendo do recetor dessa mensagem, garanta que está a usar o nível certo de formalidade. Com os seus colegas, em princípio, poderá ser mais informal, no entanto, com o chefe, a mensagem deverá ser mais cuidada.
O e-mail exige mais formalidade que as mensagens num chat.
Trabalhar em equipa
Teletrabalho não é sinónimo de trabalhar sozinho, ou seja, faz parte de uma equipa e há projetos e tarefas que partilha com colegas.
Ainda que não haja um espaço físico para uma reunião conjunta, a comunicação e a colaboração andam de mãos dadas.
Encontre o equilíbrio certo entre videoconferências, chamadas telefónicas e mensagens para garantir uma comunicação ampla.
Dicas para comunicação escrita em teletrabalho
Dada a natureza do trabalho remoto, é preciso adaptar-se e gerir as suas capacidades de comunicação para garantir que as mensagens não se pedem.
O que antes dizia pessoalmente, agora é dito através do e-mail ou plataforma de chat, ou seja, no trabalho presencial a comunicação é uma mistura de comunicação verbal e escrita.
Em teletrabalho, não podendo recorrer à comunicação verbal, é necessário que envie mensagens simplificadas e amigáveis por escrito para garantir que são compreendidas e bem recebidas.
Além disso, tendo em conta a quantidade de informações que se recebe todos os dias, é importante que mensagens sejam fáceis de entender, diretas e impactantes.
Por exemplo, se enviar um documento, adicione gráfico, fluxogramas ou tabelas. Destaque o que é importante, isso ajudará o recetor a reter as informações.
Dicas para reuniões online
Ter reuniões por videochamada nem sempre é fácil, especialmente quando há muita gente online simultaneamente. Por isso, é importante que:
- Escolha uma plataforma de videochamada que seja simples e fácil de usar;
- Verifique se sua ligação à internet está a funcionar e estável;
- Respeite a vez de outros falarem e mantenha o seu microfone desligado quando estiver outra pessoa a falar;
- Mantenha a atenção dos outros, evitando monólogos. É mais fácil perder a atenção de outros quando se está online;
- Quando necessário, não hesite em usar elementos visuais ou adereços.
