A sua lista de tarefas parece não ter fim? Aprenda a priorizar tarefas para ser mais produtivo e ter menos stress!
Na era da sobrecarga de informações e tarefas, a habilidade de priorizar tarefas tornou-se uma competência necessária para alcançar a produtividade e o sucesso, quer na vida profissional, quer na vida pessoal.
Não basta ter uma lista de tarefas? Se é isso que está a pensar, de facto, para quem não tem uma, sem dúvida que esse é o primeiro passo. No caso de serem poucas tarefas, uma lista pode ser suficiente, mas a maior parte das pessoas tem muitas tarefas pessoais e profissionais a tratar. Nesses casos, é muito importante priorizar.
Priorizar tarefas é o processo de determinar a ordem de importância ou urgência das tarefas que temos na nossa lista, a famosa to-do list.
Neste artigo, vamos explorar a importância da priorização de tarefas e discutir diversos métodos populares para fazê-la.
A importância da priorização de tarefas
A priorização de tarefas é fundamental porque permite que as pessoas e as organizações concentrem os seus recursos limitados – tempo, energia e atenção – nas atividades que trazem mais valor.
Uma lista de tarefas grande sem gestão de prioridades pode causar muita ansiedade, pois parece que não tem fim. Na maior parte das vezes, nem se sabe por onde começar, nem o que é mais importante.
Ora, a lista de tarefas deve existir para ajudar e não para frustrar. Caso se sinta assim com a sua lista de tarefas, primeiro deve “fazer as pazes” com ela, no sentido de aceitar que ela vai sempre existir e é bom sinal! Se não, significa que a sua vida está muito parada ou que não tem emprego, família ou amigos.
5 métodos de priorização de tarefas
Existem várias abordagens para priorizar tarefas, cada uma com os seus próprios princípios. Abaixo, destacamos alguns dos métodos mais eficazes para que possa avaliar qual se adequa mais à sua personalidade e contexto:
Este método sugere que se realize a tarefa mais desafiante, difícil ou menos agradável (o “sapo”) logo no início do dia. Assim, depois de enfrentar o desafio principal, vai ficar mais satisfeito, descansado e motivado para lidar com as restantes tarefas ao longo do dia.
Este método tem por base quatro categorias principais de priorização, representadas pelas letras maiúsculas:
- Must: tem de se fazer
- Should: deve ser feito
- Could: podia ser feito
- Won’t/Wish: não farei pelo menos agora; tarefa a fazer um dia
É comum utilizar-se uma espécie de quadro kanban com 4 colunas para visualmente ser mais fácil de fazer a distinção entre as categorias.
Este método consiste em atribuir uma letra a cada tarefa, sendo que cada uma representa uma determinada prioridade:
- A: Tarefas importantes e urgentes
- B: Tarefas que devem ser realizadas
- C: Tarefas que podiam ser feitas (era interessante se acontecesse)
- D: Tarefas que podem ser delegadas
- E: Tarefas que podem ser eliminadas
É possível adaptar este método e simplificá-lo, usando apenas o ABC ou em vez de letras, utilizar números, por exemplo, 123.
Este método consiste em definir para cada dia uma tarefa grande (1), três tarefas médias (3) e cinco tarefas pequenas (5), para garantir que o foco está nestas tarefas mais relevantes e não na restante lista que está em espera. É bastante útil para quem tem tendência a distrair-se facilmente.
Esta matriz, criada por Dwight Eisenhow está dividida em quatro quadrantes com base na importância e na urgência de cada tarefa:
- Quadrante 1: Quando a tarefa é importante e urgente, fazer logo!
- Quadrante 2: Quando a tarefa é importante, mas não urgente, agendar!
- Quadrante 3: Quando a tarefa é urgente, mas não importante, delegar se possível!
- Quadrante 4: Quando a tarefa não é importante nem urgente, eliminar!
Este método é muito útil quando se está em sobrecarga e com pouco tempo, pois facilmente consegue-se começar a tomar decisões.
Desafio-o agora a escolher um dos métodos e a aplicá-lo! Escolha o que lhe parecer mais adequado à sua personalidade e contexto. Já sabe que pode adaptá-lo à sua realidade e gosto!
Para finalizar, o ideal é que assim que adiciona algo à sua lista de tarefas, pensar na sua importância e usar de imediato o método que utiliza.
De qualquer forma, quando está a fazer o planeamento da semana, deve fazer ou rever a priorização e, a cada início de dia, é recomendado que olhe para a lista para ter bem em mente quais as prioridades e conseguir gerir melhor o tempo e a energia ao longo do dia.
Lembre-se que a produtividade não é sobre fazer mais, é sobre fazer as ações que importam no momento certo!
